Присоединяйтесь к нашим
сообществам в социальных сетях
Задать вопрос юристу
Нуждаетесь в консультации специалиста?
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355
По Москве и Московской области
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525
По Санкт-Петербургу и области

Виды секретарей и их обязанности


Виды секретарей и их обязанности

Андреева Валентина Ивановна Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера". Каков статус профессии секретаря сегодня? Одним из наиболее острых вопросов развития секретарского дела в настоящее время является вопрос о статусе профессии. Это объясняется тем, что на профессиональный выбор молодого поколения всегда влияет престижность профессии и ее высокий статус в общественном сознании.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа. Это быстро и бесплатно!

Статус профессии секретаря сегодня

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Секретарь и помощник руководителя. Кадры решают 1

Профессия эта престижная, массовая и в то же время большинству представляющаяся совсем не трудной. Хотя впечатление о лёгкости является обманчивым. Секретарь должен быть профессионалом в своём деле, иначе формируется плохая репутация организации, страдает руководитель, для помощи которому и введена секретарская должность. Хороший секретарь является не только первым помощником руководителя, облегчающим исполнение его сложных обязанностей. Будучи посредником между руководителем, с одной стороны, и посетителями и сотрудниками — с другой, секретарь должен создавать благоприятную атмосферу делового общения.

Грамотно и своевременно обрабатывая документы, он создает необходимые условия для эффективной управленческой деятельности. Все это требует немалых знаний и умений. Это понимают руководители, заказывающие соответствующим специалистам проведение курсов и семинаров для секретарей, секретарей-референтов, инспекторов. Квалифицированный секретарь — надежная плотина в потоке сиюминутных дел. Он должен со знанием дела управлять посетителями, деловыми бумагами, всеми видами офисной техники, принимать мелкие управленческие решения в соответствии со своей компетенцией.

От того, насколько юридически грамотно будут составлены и оформлены документы, проходящие через секретаря, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. На рис. Локальными нормативными актами, регламентирующими деятельность всех сотрудников филиала, в том числе и секретаря, являются:. Деятельность секретаря — помощника руководителя регламентируется следующими нормативно-правовыми документами:.

В данном документе определена категория должности сотрудника: служащий, квалификационные требования, требования к опыту работы, порядок приёма на работу, основные задачи и обязанности, права, ответственность, взаимосвязи и взаимозаменяемость.

В данном документе определена цель разработки инструкции, основания для разработки, ответственность за невыполнение положений инструкции, порядок приёма, регистрации и рассмотрения входящих документов, подготовки документов, согласования, визирования, утверждения и удостоверения документа, оформления приложений к нему, документирования, порядок работы с обращениями граждан, порядок печатания и размножения документов, снятия и удостоверении копий с документов, оформления извлечений из документов и удостоверения их печатью, порядок регистрации и отправки исходящих документов, организации контроля за исполнением документов, составления номенклатуры, формирования дел в делопроизводстве и порядок передачи их в архив.

Секретарь использует в своей работе 1 компьютер, 1 принтер, 1 сканер, 1 факс, 1 копировальный аппарат, 2 телефона. Также имеется локальная компьютерная сеть, электронная почта, сеть Internet. В организации прослеживается тенденция увеличения документооборота. Особенно отчётливо данная тенденция проявляется за последние три года. Все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении одного специалиста: секретаря — помощника руководителя.

Рабочий день секретаря начинается с приёма и обработки входящих документов, к которым относятся письма, телеграммы, телефонограммы рис 2. Используется несколько способов доставки входящей корреспонденции в приёмную: почта, курьер, телеграф, факс, электронная почта.

Соотнесение различных способов доставки входящих документов представлено на рисунке Рис. Ошибочно доставленную корреспонденцию секретарь пересылает по принадлежности или возвращает отправителю.

После проверки правильности доставки входящей корреспонденции, целостности конвертов и упаковки, комплектности вложений, вскрытия конвертов и проставления на документах отметки о поступлении вся корреспонденция сортируется на нерегистрируемую и нерегистрируемую. Все поступившие документы секретарь читает, анализирует, решает, для какой службы предназначен документ.

Цель предварительного распределения документов — освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов. Все входящие документы, подлежащие регистрации, регистрируются в день их поступления.

Секретарь присваивает им регистрационные номера, на каждом полученном документе проставляет входящий номер и дату получения, которые указываются в штампе Рис. Для входящих документов в регистрационный журнал вписываются следующие сведения: входящий номер документа, дата поступления, дата на самом документе, регистрационный номер, присваиваемый отправителем, сведения об отправителе, заголовок документа, адресат кому , исполнитель кому отписан документ , подпись исполнителя.

Документы, принятые по электронной почте и факсу, так же регистрируются в журнале, при этом в первой колонке ставится отметка о способе получения этого входящего документа. Большинство зарегистрированных документов передаются на рассмотрение генеральному директору филиала, а в его отсутствие главному инженеру.

Он проставляет на них резолюцию и возвращает секретарю. После получения документа от руководителя в регистрационную форму заносится резолюция, то есть кому отписан документ. Процесс приёма входящих документов заканчивается тем, что секретарь раскладывает всю корреспонденцию по специальным лоточкам с названиями служб. Секретарь передаёт входящую корреспонденцию отделам и службам, либо работники этих служб сами забирают документы, которые им предназначены. После рассмотрения руководителем, документ передаётся исполнителю согласно резолюции.

Если документ необходимо направить нескольким исполнителям, то его подлинник передаётся исполнителю, указанному в поручении первым, остальным посылаются копии документа. Секретарь передаёт корреспонденцию отделам и службам либо работники этих служб сами забирают документы, которые им предназначены.

Следующим этапом является формирование дел. Затем подготовка дел и передача в архив. Основные этапы работы с входящими документами приведены в оперограмме Рис. Таким образом, в течение рабочего дня секретарь выполняет самые различные технологические операции. Все эти операции отражены в фотографии рабочего дня секретаря — помощника руководителя, представленной в таблице 2.

Чтобы грамотно и с хорошим качеством выполнять работу под рукой секретаря должна быть четко разработанная должностная инструкция. Кроме того, он должен пользоваться общепринятыми рекомендациями по ведению телефонных переговоров и приема посетителей. Самыми многочисленными видами работ, которыми занимается секретарь, являются работы по документному обслуживанию руководителя. Поэтому для облегчения работы с документами в организации разработан альбом унифицированных форм документов, которые использует секретарь в своей работе.

Это позволило сократить количество возможных ошибок в оформлении документов. Фионова, Ю. Баранова, Пензенский гос. Вернуться в раздел.

Категории секретарей 1. Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений.

Существуют различные виды административных позиций. Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен. Кому подчиняется — только своему непосредственному руководителю. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров. Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами.

Регламент секретариата

Профессия эта престижная, массовая и в то же время большинству представляющаяся совсем не трудной. Хотя впечатление о лёгкости является обманчивым. Секретарь должен быть профессионалом в своём деле, иначе формируется плохая репутация организации, страдает руководитель, для помощи которому и введена секретарская должность. Хороший секретарь является не только первым помощником руководителя, облегчающим исполнение его сложных обязанностей.

Чем занимается секретарь

Для любой организации, особенно негосударственной, важно, какое впечатление создается о ней у представителей других компаний, посещающих организацию с деловыми визитами. Организация работы секретарей на ресепшен, секретарей, обслуживающих переговоры, секретарей руководителей, безусловно, если не определяет, то самым серьезным образом влияет на тот образ компании, который создается в глазах посетителей. Действительно, роль секретаря в создании доброжелательного и привлекательного образа компании трудно переоценить. Любому посетителю будет, по меньшей мере, приятно, если его встретят в бюро пропусков, у входа в офис или у лифта и проводят до нужного ему кабинета. Совершенно другое впечатление сложится у посетителя, если ему в двух словах объяснят, как добраться до кабинета, махнув рукой в нужном направлении, и ему придется самому искать нужный ему кабинет. При недостаточно организованной работе секретарей могут возникать и более серьезные проблемы: занятое другими работниками помещение переговорной, хотя это время было зарезервировано за вами; неуважение или грубость, проявленные по отношению к посетителю; неопрятный или фривольный внешний вид секретаря, громкий вызывающий смех в приемной, обсуждение личных проблем при посетителях и др.

В большинстве случаев — это административный работник, занимающийся в компании делопроизводством, жизнеобеспечением офиса , приёмом и распределением писем и телефонных звонков. Также секретарь принимает сотрудников, встречает посетителей — это могут быть клиенты и гости, обеспечивает им максимально комфортные условия.

Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря сегодня не обходится ни одна организация. Секретарь - это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. История профессии Конечно, трудно сказать точно, когда возникла профессия секретаря. Но наверняка можно утверждать, что без этих помощников вряд ли могли обходиться уже первые в истории человечества государственные и политические деятели. В России днем рождения секретарской должности можно считать 27 февраля года.

Организация работы секретаря — помощника руководителя филиала ООО «Волготрансгаз»

Давайте поговорим о том, чем занимается секретарь в коммерческой фирме. Итак, самый младший вид секретаря — ресепшионист или секретарь на reception. Ресепшионист отвечает на телефонные звонки, приходящие на общий телефон фирмы, фильтрует телефонные звонки и распределяет их по сотрудникам.

Разместить вакансию. Обратная связь.

Сотрудники изучат вопрос, свяжутся с местными чиновниками. Это основание называется фактическое вступление в наследство. К первой относится собственность, длительность полезного использования которой составляет от 1 года до 2 лет. Наилучшим способом перестраховаться при покупке квартиры является обращение к специалистам, риелторам и другим профессиональным участникам рынка недвижимости. Классификация затрат, их группировка по экономическим элементам и статьям калькуляции. Руководство организации должно обосновать необходимость редактирования положений трудового договора.

Если речь идет о строительстве или узаконивании жилого дома, то автоматически предполагается, что он находится на садовом участке, т. При этом первоочередную роль в решении данного вопроса играют документы, предоставленные претендентом. С учетом наличия у другой стороны телесных повреждений, маловероятно, что суд применит ст. Нужно собрать такой перечень документов для временной регистрации в Москве: подтверждение владельца жилья, в котором планируется осуществляться регистрация субъекта.

К какому нотариусу обращаться по поводу наследства подробнее .

Требования, предъявляемые к секретарям, их обязанности, права, конкретных видов работ в рамках должностных обязанностей секретаря;.

10 видов секретарей и помощников, или кто именно Вам нужен?

Выходом из данной ситуации может послужить указание в уведомлении о введении режима сокращенного рабочего времени информации о том, что если работник до определенной даты не даст согласие на новые условия, то работодатель инициирует процедуру его увольнения по истечении двух месяцев с момента получения данного уведомления. Кадастровый паспорт онлайн бесплатно. Открытие наследственного дела позволяет юридически оформить на наследника имущество умершего. Личные данные, телефон, адрес прописки или временного жилья заявителя.

Регулируется такая работа статьёй 60. Такой отпуск предоставляется любому работнику при наличии уважительных причин. Определение реальной стоимости квартиры также важно для проведения судебного разбирательства по возникшему спору. Большинство продавцов хорошо понимают и говорят на русском языке. Заполнить анкету на работу в Красное и Белое можно в режиме онлайн.

Дело в том, что согласно этому порядку в бухгалтерском балансе по состоянию на конец года показывается общая сумма чистой прибыли, полученная предприятием (строка 470).

Карьерный рост секретаря или виды секретарей

Мамина квартира для вычета не подойдет, даже если она фактически ваша и платили за нее. Учитывая возраст ветеранов найти таких родственников сегодня достаточно сложно. Сбербанк работает с большим числом поставщиков разных услуг. Центр занятости занимается подбором вакансий, направляет на переобучение в случае необходимости, просит роли в публичных работах. Также в соглашении о поставке указываются способы, сроки и размер платежей (пени за их несоблюдение).

Доступность дорогостоящих медицинских исследований в зависимости от пакета. Клиенты часто не желают тратить средства на дополнительные услуги ввиду начисления немалых платежей по кредитному договору. Какие пункты необходимы для заполнения.

При этом заявитель должен предоставить определенный список документов. Нередко причиной для подачи иска выступает недееспособность дарителя.

Кто несет ответственность за нарушение правил перевозки крупногабаритного и тяжеловесного груза. Чтобы начать применение упрощенки с 2020 года необходимо, чтобы доходы субъекта бизнеса за 9 месяцев 2019 года не были выше 112,5 млн. Читайте также: Каким именно категориям лиц положены льготы на проезд в транспорте, который является общественным, решает государственный орган страны.

В случае же, когда увольняется человек, занимающий руководящую должность, срок, наоборот, возрастает до 1 месяца.

После ее снятия или повышения размера пенсии до уровня прожиточного минимума льгота отменяется. Отпуск возможен и больше 28 дней.

Необходимо связаться с наследниками, вовремя принявшими наследство на квартиру. Зарегистрировать, заполнив необходимую декларацию.

Комментарии
  1. Пока нет комментариев (:

Добавить комментарий